חברות ניהול מבנים רבות קיימות כיום ומאוד קשה לבחור מביניהן ולדעת איזו חברה מתאימה לאיזה סוג של משרד והאם תתאים לבניין משרדים גדול או קטן, עד כדי כך שלעתים לא יודעים כל כך אילו שאלות יש לשאול בזמן בדיקות סקר השוק שעושים בטרם הבחירה. אז אם ברשותכם בניין משרדים או מבנה כלשהו ואתם זקוקים לשירותי ניהול מבנים בהיקף כלשהו ועד היום לא ידעתם מה לבדוק ואיך, המאמר הזה מתאים לכם בדיוק.
שאלות בדיקה מרכזיות שיש לשאול
עוד בטרם בחרתם חברת ניהול מבנים, רצוי מאוד שתישאלנה מספר שאלות רלוונטיות שיקלו עליכם את הבחירה:
- המלצות – בראש ובראשונה, הן מבחינת מבנים סמוכים, לקוחות קיימות ופוטנציאליים ואנשים נוספים המכירים את החברה ופועלה והן מבחינת הוכחת הניסיון בניהול מבנה באותו סדר גודל כמו שלכם. בדקו האם החברה אמינה, מוכרת, וותיקה וכו’ ואין חכם כבעל ניסיון שיוכל להעיד לכם על כך בכבודו ובעצמו, לטוב או גם לרע.
- אנשי צוות – מומלץ לבדוק מיהם אנשי הצוות העובדים תחת חברה זאת, ולו רק ברמת הידיעה כי אינם מתחלפים במהרה ועושים עבודתם בצורה יעילה וטובה.
- ספקי משנה – כל חברת ניהול נעזרת בספקי משנה לעבודות התחזוקה השוטפות שבמבנה. מומלץ לבדוק האם הספקים הנם אותם הספקים בדיוק, או שמא קיים מבחר של ספקים עמם החברה עובדת וזאת משום שבניגוד לעובדים, ספקים קבועים עשויים להצביע על אפשרויות מיקוח מצומצמות על המחיר ועל טיב השירות וסגירת עסקאות שלא תמיד כדין בין החברות השונות לבין חברת הניהול.
- האם ניתן לבצע “דו”ח סוקר” למבנה? – חברות מקצועיות מתירות לרוב את האפשרות לבצע דו”ח סוקר למבנה בטרם התחלת ביצוע העבודות בפועל וזאת על מנת להשיג כמה דברים בעוד מועד: האחד, מעקב מפורט אחר מצבו הכללי של המבנה על כל מערכותיו השונות. השני, הערכת עבודה – פירוט מדויק של התיקונים שיש לבצע כעת או שאולי יבוצעו בעתיד ואיזו תחזוקה שוטפת צריך לבצע, על סמך המערכות הקיימות במבנה. השלישי – שהוא למעשה נגזרת של השניים האחרים – הצעת המחיר על השירות.
- מבנה התמחור – ישנן שתי שיטות עיקריות להערכת תמחור שירותיה של חברת ניהול מבנים. האחת – סכום קבוע מראש, גבוה יותר לרוב, אך לא כל שינוי או הפתעות תלויות. שיטה זאת פחות נהוגה משום הרווחיות הקבועה והלא תמיד גבוהה היחס לשירות הניתן. השיטה השנייה – עלות העבודה של ספק המשנה (בין אם ניקיון, אבטחה, תיקונים וכו’) ועוד אחוז מסוים (לרוב מקובל סביב החמישה עשר אחוזים). שיטה זאת מקובלת ונהוגה יותר, אך פחות אהובה על שוכרי השירות, משום שככל שעלות העבודה של ספק המשנה עולה, כך המחיר עולה בהתאם, כך שלא נדיר לגלות “הפתעות” בסיכומו של חודש זה או אחר.